Una función básica del plan de empresa es la necesidad de demostrar a los financieros que la empresa estará adecuadamente controlada cuado empiece a establecer relaciones comerciales. Hay que elaborar informes periódicos que sean útiles tanto para la dirección de la compañía como para terceros: auditores, bancos, inspectores fiscales, etc. A veces, las pequeñas empresas consideran que la contabilidad y los informes son únicamente una formalidad y una pérdida de tiempos y que sólo son un servilismo a costumbres establecidas. Esta interpretación es totalmente errónea. Estos controles de gestión se utilizan para dirigir la empresa de la misma forma que los mandos de un coche se utilizan para conducirlo por la carretera.
Los directivos de la nueva actividad determinan cuáles son los indicadores clave para conseguir el éxito en todos los aspectos importantes. Se debe desarrollar un sistema periódico de recogida de datos de interés, de análisis y extracción de conclusiones de forma sencilla que ofrezcan una visión de conjunto de la situación de la empresa en cualquier momento. Es decir, en empresas nacientes, dado que los riesgos de actividad son más elevados, los mecanismos de control deben ser tan o más sofisticados que los de una empresa mediana. Los procedimientos ideados deben tener suficiente extensión para proporcionar una información útil, pero también deben ser sencillos porque los resultados puedan ofrecerse "oportunamente" y permitan correcciones de la situación en caso necesario. No hace falta decir que la utilidad de un análisis detallado es nula si no se puede disponer de el antes de que el problema sea grave.
Los tres ámbitos que deben controlarse son:
En el ámbito del control financiero, debe decidirse si la actividad tiene suficiente entidad como para justificar un contable en la plantilla. Esa sería la solución ideal para una empresa que pretenda conseguir un crecimiento apreciable en un plazo corto. Sin embargo, los recursos suelen ser insuficientes en la fase inicial y la alternativa es contratar una empresa que supla la función contable durante un período (que sea, eso sí, capaz de procesar los datos con agilidad y hacer el informe que se le encargue en la periodicidad necesaria).
También se puede contar con la distribución de tareas de control en diferentes personas del equipo: vendedores que recogen y procesan datos de ventas (registros por tipo de producto, por clientes, por representantes comerciales, por cada visita y por llamada telefónica). Hay que elaborar archivos o fichas de clientes que recojan las ventas realizadas, visitas de ventas, llamadas y los puntos de debate con los clientes, además de otros registros que se consideren pertinentes según el tipo de actividad.
También hay que registrar los datos de producción para analizar los costes, eficacia, velocidad y calidad de la producción (horas-hombre en empresas de servicios), tiempo necesario para producir los distintos componentes, porcentajes de derroches, tasa de producción de cada máquina, costes de material, consumo de energía, etc. Todos ellos se recogen y analizan mejor en el departamento de producción, pero también deben estar a disposición de otros miembros de la empresa (contable, jefe comercial...) para que puedan analizarse en el conjunto de costes totales de la empresa y se puedan tomar decisiones desde los diferentes departamentos.
Lista de control- ¿Qué sistema de contabilidad se ha escogido?
- ¿Qué tipo de control de la información se obtiene y con qué frecuencia?
- ¿Quién se encarga de la contabilidad?
- ¿Quiénes son los auditores?
- ¿Qué controles de actividad se consideran importantes (producción, personal, calidad, medio ambiente)?
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