Las previsiones de ventas, flujo de caja y la consecuente rentabilidad son los cimientos sobre los que los posibles inversores valoran la futura viabilidad de la empresa. Se deduce que estas previsiones se someten a un riguroso examen y juicio crítico.

Las previsiones de ventas no pueden ser simples series de cantidades surgidas de la nada como resultado de buenas intenciones y deseos. Este es un punto sobre el que los posibles inversores hacen muchas preguntas en el momento en que les pedimos fondos. Las previsiones deben tener un apoyo sólido en la información descrita en los apartados anteriores; por ejemplo, dimensión de mercado, necesidades del cliente, segmentación, grado de madurez del mercado, puntos fuertes y débiles de los competidores, etc. A parte de enumerar estos factores, deben reforzarse con datos de las actividades comerciales de la empresa en el momento actual: cartera de pedidos firmes, índices de ventas a clientes clave y crecimiento histórico de la empresa en el sector de mercado en el que se orienta.

Una vez se ha realizado la previsión de ventas, se puede calcular la previsión de flujo de caja para todo el período del plan de empresa. Se trata de una estimación del saldo neto del efectivo de la empresa mes a mes. La previsión del flujo de caja debe desglosar la diferencia entre los ingresos de las ventas previstas y los pagos mensuales previstos de todas las obligaciones reconocidas como alquiler, tasas, sueldos, gastos de materiales, pago de intereses, etc. Algunos de estos pagos se realizan cada mes de forma regular, mientras que otros pueden producirse en intervalos más irregulares, como pueden ser las adquisiciones de material y la inversión de capital en fábrica y los equipamientos.

Otra complicación es la posibilidad que se de un intervalo de tiempo prolongado entre la adquisición de materia prima y el ingreso de los pagos de clientes (concepto de necesidades de capital de trabajo). Los clientes importantes pueden esperar sesenta días para hacer la provisión de pagos de una entrega y en muchas ocasiones retrasar aún más el pago. Por este motivo, los costes de las materias primas deben financiarse con recursos propios de la empresa desde el momento de la compra hasta que se recibe el cobro del cliente.

A menudo se producen grandes salidas de efectivo a pesar de contar con un buen índice de ventas (cuanto más vendemos, la necesidad de tesorería suele ser más grande, pese a que el precio de venta supera al de coste). Esta situación suele ocurrir cuando se inicia una nueva actividad, ya que las inversiones y gastos de puesta en marcha son superiores a los importes de ingresos por ventas. Por este motivo, el plan debe incluir una previsión detallada de la necesidad financiera (inversiones + capital de trabajo).

La confirmación final de la viabilidad de la empresa es la comprobación del punto de equilibrio, que se alcanza cuando los ingresos de las ventas llegan a igualarse con los costes (fijos + variables). Los costes fijos proceden de pagos periódicos que no dependen de los cambios de ventas a corto plazo (a más largo plazo, si ampliamos la dimensión de la empresa incurriremos en más gastos denominados también de estructura; ejemplod de estos gastos son: alquileres, suministros, intereses de créditos, gastos de administración, de personal fijo...). 

Los costes variables comprenden los que fluctúan proporcionalmente a cambios en los ingresos por ventas, como pueden ser los de materias primas, energía (directa) y el personal variable (autónomos o subcontratados que aumentan proporcionalmente con las ventas). En cualquier caso en cada empresa la distribución de fijos y variables es diferente y debe confeccionarse a medida (en casos de necesidades de personal muy especializado no es aconsejable, por ejemplo, hace fluctuar el personal según el volumen de ventas... 

El punto de equilibrio no es un cálculo inflexible. Si conseguimos aligerar la estructura, el punto de equilibrio puede ser más bajo (a igual índice de ventas), los planificadores de la actividad disponen de un grado de flexibilidad considerable a la hora de elegir los tipos de costes de estructura en que se incurrirá (montaje de una fábrica respecto a la subcontratación de la producción). 

Por norma general, cuanto antes de consiga el punto de equilibrio más atractiva será la empresa para los posibles inversores financieros.

El cálculo del punto de equilibrio (PE) se realiza con la fórmula: V = (cv · bV) + cf 

Donde: V = ventas 
           cv = costes variables 
           b = proporción de las ventas que son costes variables 
           cf = costes fijos 

Es necesario calcular un cierto número de hipótesis de punto de equilibrio alternativas (habitualmente tres: caso más favorable, medio y más desfavorable) y mostrar su sensibilidad o firmeza. Esto se hace con la repetición de los cálculos y la introducción de diferentes supuestos de ingresos por ventas, de costes fijos y variables. Se puede examinar el efecto de una reducción de los ingresos por ventas supuestas, junto con un incremento de costes del 10%; sobre todo es importante determinar los límites en los que la actividad propuesta deja de ser viable.

Con el objetivo de obtener un plan financiero global para la nueva actividad, los cálculos de PE deben realizarse de acuerdo con los balances y cuentas de resultados previstos, de manera que cubran un período de 5 años desde el inicio de la actividad. Hay que convertir en cifras todas las estimaciones y enfoques que se han descrito mientras se elaboraba el plan de empresa.

Proyectos de inversión complejos (fábricas de productos químicos, empresas de tecnología avanzada...) pueden necesitar técnicas de evaluación de proyectos más sofisticadas:

Si se deben utilizar estas técnicas de evaluación de proyectos, es imprescindible tener analistas financieros . 

• Rendimiento del capital utilizado
• Período de amortización
• Técnicas de actualización del flujo de caja; por ejemplo: valor actual neto y tasa de rendimiento interno  

El balance previsto es una exposición de las fuentes de financiación de la actividad: capital (aportación de los socios), créditos, beneficios que hay que distribuir, etc. y de las inversiones (destino de los fondos) efectuadas. Todo el pasivo financia todo el activo; es decir, no separaremos cada fuente (financiación) y aplicación (inversión) en el balance (existe un documento específico para ver estas variaciones de forma interanual). Lo que interesa del balance es la fotografía que se nos ofrece del patrimonio de la empresa. La información que se obtiene se analiza con la de la cuenta de resultados.

El balance se suele agrupar en lo que se denomina 'masas patrimoniales', que son grupos homogéneos de conceptos que nos ayudan a determinar la solvencia de la compañía a raíz de inversión en activos fijos que ha llevado a cabo y de que forma la ha financiado (vean: Guía de financiación en capital, análisis patrimonial).

Las masas del activo son principalmente el activo fijo (inversión) y el circulante (stocks + clientes + tesorería). En el pasivo diferenciamos los fondos propios de los ajenos (préstamos de terceros: proveedores o bancos).

No se incluye la naturaleza de los acreedores, dado que es un resumen de la situación del patrimonio. Se pueden adjuntar tablas de control para identificar estas partidas.

Su función es diferente a la del balance. El balance refleja el patrimonio de la empresa (bienes y forma de financiación); los resultados aparecen sólo de forma consolidada dado que son una fuente de fondos para la compañía (si ésta obtiene beneficios), pero no se indica como se han generado.

La cuenta de PiG es una relación de los ingresos por ventas brutas, de los cuales se restan todos los gastos imputables (es decir, los necesarios en que se incurre para generar los ingresos). El criterio contable más importante en este documento es el de devengo, esto quiere decir que la cuenta de PiG no refleja las magnitudes de caja (tesorería), sino que el gasto se refleja en el momento que nace el ingreso y de forma independiente que una se haya pagado y la otra se haya cobrado.

Para cumplir los objetivos del plan de empresa hay que elaborar detalladamente la cuenta de PiG, el primer año de forma mensual y hasta 5 ,anuales. Debe acompañarse de los supuestos en que se basan las cifras que están reflejadas y que deben obtenerse de cada punto del plan: en las ventas contaremos con la estructura de personal prevista, si los comerciales son limitados, las ventas que podemos alcanzar, etc. Las previsiones del número de visitas que se deben efectuar a clientes y los supuestos de ventas efectivas deben acompañar la cuenta de PiG.

Tal y como sucede en la previsión del punto de equilibrio, se debe analizar la sensibilidad de las previsiones a través de cálculos alternativos de la cuenta de PiG, basados en ingresos por ventas inferiores y gastos más elevados, para tener un abanico de posibilidades y una aproximación de hipótesis de actuación en cada caso.

De los ingresos por ventas, tal y como se ha expresado, hay que deducir inicialmente el coste de los productos vendidos. De esta manera de obtiene el margen bruto de explotación. El coste de los productos se obtiene sumando todos los costes variables pertinentes (los que aumentan proporcionalmente a la producción: materiales y mano de obra de producción). No se incluirá el coste de la maquinaria de producción ni los costes de la fábrica, dado que son magnitudes de balance y se prevén en la cuenta de PiG a través de la magnitud denominada 'amortización', que se tiene en cuenta en la última línea de la cuenta de PiG (este cálculo incluye como gasto la parte proporcional del bien que se "desgasta" anualmente). 

El paso siguiente es deducir los gastos de explotación del margen bruto, para llegar al beneficio antes de impuestos (BAI). Estos gastos incluyen: alquileres, gastos de administración, costes comerciales y de publicidad, gastos generales y, por último, el capítulo de amortizaciones mencionado.

Finalmente, después de haber llegado al BAI sólo es necesario deducir los gastos financieros, la participación en beneficios de la dirección y los impuestos. Esta cifra será el beneficio después de impuestos, del que se distribuyen los dividendos a los accionistas (normalmente en la forma prevista en los estatutos de la empresa).

¿La empresa tiene pedidos firmes? ¿De qué clientes se espera obtener pedidos durante el primer año? ¿Cuántos pedidos y cuándo se producirán?  ¿De qué datos de prospección de mercado se dispone para apoyar una previsión de ventas? ¿Se prepara una previsión de ventas para cada grupo de productos? ¿Se prepara un sistema de actualización periódica de las previsiones de bienes?